Делается проще, так как например в 2013ом точно есть функция чтобы не занимались соседние(даже пустые) ячейки: Формат ячеек, выравнивание, выравнивание по горизонтали - с заполнением
Проверить формат ячейки: правой кнопкой на ячейке -> Формат ячеек...
Скорее всего стоит Текстовый формат. Надо выбрать Общий -> ОК
Затем два раза щёлкнуть мышкой на ячейке и нажать клавишу Enter