Каждый римский гражданин записывался в специальные документы. Процесс этот описан у авторов HA. В жизнеописании Диадумениана указано, что император Марк Аврелий, желая назвать своего сына Коммода, среди прочего, Антонином, внес это имя в официальные бумаги (in publicas - Diadum., 6, 7). В жизнеописании Гордиана указано, что по римском обычаю (more Romano) отец должен был заявлять о рождении сына у префекта казначейства (praefectus aerari), после чего имя вносилось опять же в официальные бумаги (Gord. tres., IV, 8). Таким образом, гражданин мог апеллировать к этим документам. В случае, если человек оказался где-то вдалеке от мест своего постоянного жительства, и возникали сомнения в его гражданском статусе, то существовала определенная процедура, описанная у Цицерона в одной из речей против Верреса (In Verrem., II, 5, 167). Человек должен был заявить себя римским гражданином (формула: Civis Romanus sum); затем он мог представить поручителей (cognitor, т.е. узнаватель). В случае, если таковых не было (скажем, никогда Вы не были в Паннонии, а пришлось Вам туда приехать, и никто Вас там не знает, а каких-либо бумаг, содержащих указание на Ваше место рождения и регистрации, с собой нет), то, в случае сомнения, претору пришлось бы заключить человека под стражу до момента появления поручителей и надежных свидетельств. Вообще, как писал юрист Юлий Павел, доказательство возлагалось на утверждающего, а не на отрицающего (Dig., XXII, 13, 2), так что в задачу человека, именующего себя римским гражданином, входила и обязанность доказать этот статус в случае необходимости - понятно, что такая постановка вопроса в некоторой степени препятствовала незаконному присвоению статуса гражданина. Однако оно все же имело место, о чем говорит, например, существование Папиева закона (Papia lex de peregrinis от 65 года до н.э.), согласно которому перегрин (чужеземец, т.е. свободный гражданин, не имеющий прав римского гражданства) подвергался изгнанию в случае незаконного присвоения себе прав римского гражданина. Однако целый набор прав и обязанностей, сопровождавших статус римского гражданина, усложнял присвоение себе такового: все-таки в армии надо было служить, заключать брак по закону, платить налоги etc.
Вообще же, отдельно советую книгу: Sherwin-White A.N. The Roman Citizenship. Oxford University Press. 1973. Глава The Registration of Citizenship посвящена как раз интересующему вопросу. Там можно почитать про различные документы (diploma, libelli, tabella manumissionis для вольноотпущенников, etc).
Эта книга на русском существует?