Я использую определенную систему правил и набор инструментов, которые позволяют эффективно распоряжатся времением и многое успевать, а также не поддаваться прокрастинации. Все на свете, конечно, не успеваю, но часто это и не требуется. Система во многом основана на принципах GTD ("Getting things done" – методология Дэвида Аллена), хотя и не на 100% повторяет её.
ПРИНЦИПЫ
Определите среднесрочные и долгосрочные приоритеты. Чего вы хотите добиться за эту неделю, месяц, квартал? Какие у вас активные проекты - большие дела, предполагающие выполенние нескольких задач? Например: инициировать и закрыть сделку, написать книгу, подготовится и пробежать полумарафон и т.д.? Сформулированы ли осязаемые цели по этим проектам? Выбран ли криетрий успеха в каждом случае?
Откажитесь от многозадачности. Не отвлекайтесь. Отключите чаты и уведомления. Пожалуй, самое важное: внимание и концентрация – важный ресурс и он исчерпаем. Сознание и мозг человека плохо приспособлены к многозадачности – многое можно держать в голове, но эффективно можно делать только одно дело в каждыф момент времени. Непредвиденные звонки, сообщения, почта, уведомления, не говоря уже о социальных сетях, съедают огномное количество внимания. Чем чаще отвлекаетесь, тем меньше сделаете. Постоянные переключения между разными задачами убивают продуктивность – ничего не будет доведено до конца качественно.
Освободите свой мозг. Ресурс "оперативной памяти" ограничен. Не используйте мозг для хранения и запоминания всего подряд – освободите сознание и используте его для творчества, новых мыслей, генерации новых идей. Не пытайтесь запоминать дела – просто записывайте то, что хотите сделать! Не записал – значит это не важно и не нужно. Записывйте буквально все – от следующих шагов по важному проекту, до покупки лампочки на кухню – ни в коем случае не держите это в голове - вы не только рискуете, что забудете – запоминание еще и отвлекает от по-настоящему важного.
Смиритесь – всех дел не переделаешь. Концентрироваться нужно на самом главном. Отделяйте важные дела от мелких "дел" – таких, которые никуда не двигают вас и ваше дело, но создают видимость процесса работы и просто сжигают время. От мелких дел никуда не деться, так что группируйте их в блоки, и тратье на это 1 час в день, но не размазывайте по дню.
Делегируйте. Все дела, которые можно отдать другим – отдавайте немедленно. Договаривайтесь с теми, кто помогает о ваших ожиданиях и сроках. Думайте об этом в парадигме "я покупаю себе время".
Используйте правило "ПВО" – "подожди выполнять – отменят".
Если к вам прилетает новая задача, то очень взвешанно подходите к оценке ее важности. Вероятно, у вас уже есть дела на сегодня - не всегда нужно бросаться за выполнение нового дела. Запишите его, и поставьте в календарь.
ИНСТРУМЕНТЫ
Система позволяет из простого кросс-платформенного Evernote для сбора записей сделать мощную инфрастукруту по обработке задач и хранению информации. Основана на двух блокнотах (Actions pending и Cabinet), системе тегов (проекты, приоритет, контекст, место) и saved searches, которые позволяют фильтровать заметки и задачи, отделять сделанное и не сделанное, срочное и не очень, задачи и информацию для хранения итд. Звучит сложно и немного geeky, но раз настроив и немного привыкнув к этому – очень сложно перейти на что-то еще (evernote.com, thesecretweapon.org, gettingthingsdone.com)
Старайтесь привязывать задачи к календарю, планируйте блоки однотипной работы. Не нужно отвлекатся на раздумья вроде "что же из этого всего я должен делать сейчас" – просто делайте то, что уже запланировано, и оставляйте определенную гибкость в календаре. Не стоит ставить встречи одну за другой, особенно когда знаете, что предыдушая скорее всего затянется. Не забывайте добавлять в календать достаточно время для еды, спорта и сна. (flexibits.com)
Удобный блокнот размера А5 (Moleskine или Leuchtturm1917), который ведется по принципу Bullet Journal (см. bulletjournal.com) – туда записываются заметки со встреч и звонков, мысли, скетчи, черовики, MindMaps и все прочее. В блокноте используется система тегов, аналогичная той, что в Evernote. IT инфраструктура часто очень отвлекает – нет ничего удобнее для сконцентрированной работы, чем ручка и бумага. Также на встречах обычно не сподручно записывать заметки в Evernote с компьютера или телефона. (leuchtturm1917.com)
Pomodoro timer – 20 минутный таймер, который включаю, когда начинаю делать что-то большое, долгое и требующее концентрации. В течение 20 минут запрещено отлекаться на что-либо, кроме этой задачи. (pomodorotechnique.com)
Почта: Gmail + Lotus Notes.
a) Правило 0-inbox. Во "входящих" – только сиюминуные дела, которые еще не попали в процессинг задач Еvernote или не ушили в архивные папки. Все, что не требует действий либо удаляется, либо идет в архив с глаз долой. Архив структурирован по проектам. В каждом проекте такая структура: Working docs, Clients, Meetings, Support, Research. Используется индексирующая надстройка FewCliх для быстрого поиска. Старайтесь поддержвать порядок в почте и на рабочем столе – это повышает концентрацию и позволяет меньше времени тратить на поиски. (fewclix.com)
б) Unroll.me – подключается к gmail и эффективно управляет подписками. Позволяет просматривать все раз в день/неделю по мере необходимости, а также отписываться в один клик.
РИТУАЛ
Пожалуй, самое важное – daily & weekly review. Ежедневной обзор - план на день вперед, недельный – на неделю и текущий месяц. Это 15-20 минут каждый день (лучше всего вечером), когда просматривается Еvernote и блокнот и вычеркивается все, что сделано но еще не вычеркнуто, и то, что уже потеряло актуальность. Для того, что еще не сделано расставляются приоритеты + заполняется календарь. Каждый день я выделяю MIT – (most important task, самая важная задача) – если это не сделано, то день прошел зря + 2-3 важных дела, которые обязатеьно нужно завершить.
Рекомендую также планировать выходные – в течение недели записывайте все, что хотите сделать вместе с друзьями и близкими: что хотите посетить, чем заняться. Имея этот список вы в пятницу выбирете что-то конкретное. Овощной отдых и инертные выходные редко приносят удовольствие. Напротив, смена деятельности и обстановки, новые люди и события, спорт и активный отдых делают выходные более длинными, а отдых – более заряжающим на новые подвиги.
Хотела узнать по поводу многозадачности. Музыка во время работы отвлекает или наоборот, позволяет сосредоточиться?
Очень интересный блокнот - Notion Но, о нем мало знают, а зря. Чек листы, план дня, заметки в которые можно вставлять фото, видео, документы для совместной работы ну и тд