Так называемые запасники на языке музейных сотрудников чаще называются "фонды". Музейные площади ограничены, как правило, их не хватает для экспонирования всех имеющихся коллекций. Кроме того, существуют виды экспонатов, которые не предназначены для постоянного экспонирования: графика всех видов, а также костюмы и фотография - в первую очередь это касается ранних отпечатков.
Ещё необходимо учитывать, что в музеях хранятся не только шедевры. Если речь идёт о Рубенсе или Леонардо, то конечно, надо выставить всё, что есть. Но в случае многих второстепенных и третьестепенных художников достаточно выставить одну-две картины, для самого общего представления. То же касается и других видов экспонатов: прикладного искусства, скульптуры и т.д.
Это - что касается неэкспонирования. А по поводу экспонирования - существуют временные выставки, которые зачастую составляются из предметов, слабо представленных в постоянных экспозициях - или же вообще не представленных. Например, в Эрмитаже несколько дней назад открылась выставка часовых и анимационных механизмов XVII-XIX веков, выставка ранней русской фотографии из ателье Левицкого (1850-60-е гг.). Эти экспонаты не могут быть выставлены постоянно, но благодаря временным выставкам у посетителей музея есть возможность их увидеть.