На первый ваш вопрос хорошие ответы даны здесь: Почему в России, называя кого-то, пишут сначала фамилию?
На самом деле, не всегда в официальных документах сначала употребляется фамилия. Есть такой действующий государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт носит рекомендательный характер.
Согласно п. 3.15 данного стандарта, при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, например:
Образцову О.П.
Согласно п 3.16 Стандарта, документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись
В.А. Степанов
Дата