Какие ключевые правила ведения рабочей e-mail переписки стоит выделить?

2707
6
0
1 сентября
14:06
сентябрь
2015

Уважаемый автор,

Постараюсь ответить на Ваш вопрос.

1. Простейшая вежливость в виде нейтрального приветствия (порой достаточно обращения по имени) и такого же прощания (с уважением). Обращением по имени не следует злоупотреблять, максимум до трех раз в одном письме - допустимо.

2. Краткая цель письма (1 предложение)

3. Как было отмечено автором ответа выше, лаконичность. Это подразумевает четкую формулировку вопроса или заключения с ориентацией на конкретные факты.

4. Оформление текста, если он все-таки получился большим, лучше делать блоками с отступом без краткой строки. Такие "абзацы" могут содержать несколько предложений, объединенных между собой по смыслу. Их можно отмечать цифрами, bullet point'ами и пр.

5. Разумеется, не использовать caps lock (под страхом пытки), повторяющиеся знаки препинания (мышиные многоточия, знаки экспликации !!, ?!, !!!!1111 и прочие)

6. Не забывать прикладывать файлы, если пообещали в тексте их приложить.

7. Четко проверять адресатов. Чтобы не было ситуации "Геннадий Петрович, это не Вам"

8. Оформление подписи. Она должна содержать Ваше имя, фамилию, должность, компанию, контакты (телефоны, skype и пр.)

9. Орфография и пунктуация. Если письмо написано с ошибками, то к Вам пропадет интерес как к личности. Тем более, почти все почтовые клиенты и браузеры проверяют грамотность.

Для начала, я думаю, хватит. К тому же, многие найдут, чем дополнить.

Всего Вам наилучшего!

25
1
сентябрь
2015

Помимо вышесказанного, всегда старайтесь отвечать на входящие сообщения (если это не спам или какой-то откровенный бред). Даже если Вас не заинтересовала тема или цель письма - ответьте. Нет ничего хуже молчания и игнорирования писем.

И обязательно ставьте автоответчик, если у Вас долгое время ограничен доступ к почте (в путешествии, отсутствие интернета и т.д.).

11
0
сентябрь
2015

Помимо сказанного выше, есть еще один тонкий, но важный момент (который очень часто игнорируется, особенно новичками): при ответе на письма необходимо использовать кнопку "Reply to all"/"Ответить всем", чтобы все адресаты треда получили ваш ответ.

8
0
показать ещё 4 ответа
Если вы знаете ответ на этот вопрос и можете аргументированно его обосновать, не стесняйтесь высказаться
Ответить самому
Выбрать эксперта