Прежде всего, в переписке посредством электронных писем (в отличие от общения в чатах мессенджеров) следует придерживаться норм деловой классической бумажной переписки:
Классическая структура письма (обращение, изложение сути, формы вежливости, подпись, дата).
Текст электронного письма должен быть лаконичным, но стилистически выдержанным. И не иметь ошибок и опечаток.
Электронная переписка имеет юридическую силу в суде (как и бумажная). Содержание письма должно быть вежливым и взвешенным.
Особенности электронной переписки:
- Постоянным партнерам, знакомым, близким людям следует отвечать в достаточно быстрые сроки. Емейл - не сообщение в мессенджер, моментальной реакции не требует. Но в зависимости от срочности вопроса отвечать следует в течение 3-х суток. Если пока нечего ответить, лучше написать - сейчас ответить не готов, мне нужно время. Рекламный спам, письма от незнакомых адресатов можно игнорировать - отклонением от хорошего тона это считать нельзя.
- Текст электронного письма должен быть не большим - умещаться на одном экране. Оптимальный размер шрифта - 12-14 кегль. Выделения, цветные шрифты и прочие украшательства - моветон. Большие объемы текстов и медиафайлы отправляются в приложении к основному письму.
- Обязательное поле для заполнения - тема письма - она позволит адресату сориентироваться в собственной почте и грамотно распределить свое время.
- Срочные и важные письма должны иметь соответствующие отметки и желательно слово "срочно" в теме письма.
- Моветоном можно считать фразу "доброе время суток". Вместо нее целесообразнее написать просто "здравствуйте".
- Моветоном считается фраза "заранее благодарю", поскольку многие люди считают ее манипуляцией, не оставляющей человеку возможности отказа.
- Использование аббревиатур, которых получатель может не знать.
- Так же отклонениями от хорошего тона можно считать: массовые рассылки (людям нравится получать эксклюзивные послания)), навязчивые автоворонки (да, да, как и многие маркетинговые технологии).
Помимо вышесказанного, всегда старайтесь отвечать на входящие сообщения (если это не спам или какой-то откровенный бред). Даже если Вас не заинтересовала тема или цель письма - ответьте. Нет ничего хуже молчания и игнорирования писем.
И обязательно ставьте автоответчик, если у Вас долгое время ограничен доступ к почте (в путешествии, отсутствие интернета и т.д.).
Еще где-то читал, что использование функции "Уведомление о прочтении" считается дурным тоном. Лучше вежливо попросить подтверждение получения в письме.
Помимо сказанного выше, есть еще один тонкий, но важный момент (который очень часто игнорируется, особенно новичками): при ответе на письма необходимо использовать кнопку "Reply to all"/"Ответить всем", чтобы все адресаты треда получили ваш ответ.
Локаничность
Помните, что получатель вашего письма не читает ваши мысли - он читает ваш текст, будьте готовы к тому, что трактовать его он может не така как вам хочется
Иногда лучше снять трубку и набрать номер
upd: -11!!! люди вы серьезно!?