https://kaiten.ru/ — сервис для совместной работы команд. Все процессы компании в одном... · 11 мая 2023 · kaiten.ru
Если вы чувствуете, что находитесь в замкнутом круге, состоящем из стресса и авралов, этот текст для вас.
Проблема №1. Ошибка планирования
Исполнитель, берясь за новую задачу, выделяет определенное время на ее выполнение, на основе чего руководитель ставит дедлайн. На деле времени обычно требуется больше, так как сотрудник по разным причинам не всегда может точно спланировать свою работу. Однако чаще всего это происходит из-за излишнего оптимистичного отношения к собственным силам.
Это когнитивное искажение психологи Даниэл Канеман и Амос Тверски обозначили как «ошибка планирования». Работником не в полной мере учитывается прошлый опыт выполнения аналогичной задачи и трудности, с которыми он может столкнуться по мере работы. В основе этого искажения также может лежать желание сделать все как можно лучше и быстрее или попытка продемонстрировать свои способности начальству.
Некорректная оценка сложности задачи и неточные сроки ее выполнения приводят к излишней трате времени и, нередко, к некачественной работе. А несоответствие желаемого прогресса действительному может стать причиной дополнительного стресса.
Решение
Понимание, сколько времени необходимо уделить выполнению задачи, действительно можно основывать на предыдущем опыте. Но не стоит это делать интуитивно, лучше пользоваться внешними данными.
Вести учет потраченного времени можно самостоятельно с помощью таймера на телефоне. Однако лучше доверить это специальным трекерам, которые позволят точно увидеть, за сколько была выполнена та или иная задача.
В карточках Kaiten можно фиксировать время, которое было потрачено на выполнение задачи. Таймер можно включать при взятии задачи в работу и при необходимости корректировать время. Таким образом, приступив к аналогичной задаче, вы всегда будете знать, сколько времени необходимо на нее потратить.
В карточках Kaiten можно фиксировать время, которое было потрачено на выполнение задачи. Таймер можно включать при взятии задачи в работу и при необходимости корректировать время. Таким образом, приступив к аналогичной задаче, вы всегда будете знать, сколько времени необходимо на нее потратить.
Работая над задачей, можно включать таймер и выключать его во время пауз или переключения на другую работу.
Затем суммированное время работы над задачей можно посмотреть в специальном отчете.
Проблема № 2. Неверный приоритет задач
«Умение работать в режиме многозадачности» — такое требование сейчас можно встретить во многих вакансиях. От исполнителя требуют умения одинаково серьезно относиться ко всем задачам, которые у него есть. Почему это практически невозможно?
Согласно исследованиям французских ученых, наш мозг не способен работать более чем над двумя задачами одновременно. Да, мы способны быстро переключаться между несколькими делами, но постоянное перемещение центра внимания снижает производительность и увеличивает время работы.
В попытке угнаться за эффективностью и производительностью, исполнитель берет на себя слишком много работы. Каждая задача в его глазах становится важной и срочной, каждую нужно выполнить как можно быстрее.
Такой подход не способствует движению проекта вперед, напротив — мозг переходит в реактивный режим работы (так называют состояние исполнителя, в котором он реагирует только на сиюминутные задачи), из-за чего сотрудники перестают планировать свои действия и тонут в рутине, что негативно влияет на прогресс проекта.
Решение
Четкая расстановка приоритетов — краеугольный камень эффективных рабочих процессов. Методов приоритизации довольно много, и по итогу каждая команда сама выбирает, какой из них наиболее актуален в работе.
Для выполнения задач важно не только приоритезировать их, но и помнить — не обязательно отправлять все из них в колонку «срочно» или пытаться выполнить все, что так или иначе имеет важность в работе над проектом.
Рекомендуем создать отдельную очередь для задач, которые впоследствии будут отфильтрованы на более и менее срочные и важные. Прежде чем задача берется в работу, в очереди у нее должен быть свой четкий приоритет, с которым согласны и исполнители, и их непосредственное руководство, и заказчики.
Важность задач в карточках могут отмечать все участники команды. Kaiten автоматически считает максимальное значение, минимальное, среднее и медиану. Таким образом команда совместно приоритезирует задачи и совместно планирует работу над проектом.
Пример коллективной оценки в Kaiten. На основе оценок членов команды можно задавать приоритет задачам.
Для более наглядной классификации, в Kaiten предусмотрено горизонтальное деление доски на дорожки. В верхней строке можно расположить самые важные и срочные задачи, чтобы работники всегда знали, к каким из них нужно приступать в первую очередь.
Доска разделена на дорожки по приоритетам. В верхней дорожке расположены более важные задачи, в нижней — все остальные.
Проблема №3. Новые задачи при незакрытых старых
Чтобы работа не останавливалась, исполнитель продолжает брать новые задачи у заказчика, хотя не довел до конца предыдущие. Однако исполнители не указывают свою пропускную способность и актуальные рабочие ресурсы. Из-за этого они рискуют оказаться в ситуации, когда открыты 10 задач, и все сделаны в лучшем случае на 50%. При этом за то же время 3 задачи могли быть уже выполнены на 100%.
Недоделанные задачи раздражают и не дают сосредоточиться на других из-за эффекта Зейгарник — так называют феномен памяти, при котором незавершенные дела становятся навязчивыми мыслями. Уровень стресса растет, как и ком несделанной работы. А за ними по пятам следует психологическое истощение и дальше по накатанной.
Решение
Работа не должна простаивать — это факт, но гора незакрытых тасок не мотивирует ими заниматься. Лучшим решением в этой ситуации будет введение WIP-лимитов.
WIP (work in progress) — это количество задач, которые сейчас взяты в работу. WIP-лимиты — ограничение на количество задач, взятых в производство. Лимит текущей работы уменьшает число незакрытых задач, позволяет сосредотачивать внимание исполнителя / команды на меньших объемах работы и учит доводить все дела до конца.
В Kaiten это рекомендация по ограничению карточек на доске вообще или на их максимальное количество для колонки, дорожки, ячейки. Как только лимит будет превышен, колонка / дорожка / ячейка окрасится в красный цвет и подскажет исполнителю, что сейчас задачи сюда лучше не переносить.
Лимит ограничивает количество задач. Тут в колонку «В работе» можно взять только 2 карточки. Если перенести сюда еще одну карточку, колонка подсветится красным.
Проблема №4. Размытые дедлайны
Психологи Корнелиус Кинг и Пирс Стил в 2006 году разработали теорию темпоральной прокрастинации, в которой утверждается — чем ближе дедлайн, тем больше исполнителя подгоняет не необходимость выполнить задачу, а страх неудачи и провала.
Но хуже жестких дедлайнов — размытые. Это когда заказчик загадочно говорит «в течение недели будет хорошо если сделаете». А по итогу нужно было не в течение недели, а к среде, а сегодня уже четверг. Но хуже всего то, что из-за нечетких сроков мозг снова включает пресловутый механизм откладывания, и мы не работаем — мы прокрастинируем.
Решение
Четкие сроки конкретизируют поставленную задачу и позволяют грамотно планировать свое время.
Для четкой постановки дедлайна необходимо определить крайнее время закрытия задач, оценить степень жесткости сроков (можно ли их скорректировать при необходимости, или задача должна быть выполнена к конкретному числу) и внимательно следить за ними как руководителю, так и исполнителям.
В Kaiten для каждой карточки можно установить свой дедлайн, указать срочность задачи или поставить пометку «не позднее» для тех карточек, которые перестанут быть актуальными после определенного срока.
У карточек можно выставить дедлайн, он будет виден на фасаде карточки на вашей доске.
Для визуального отображения запланированных и текущих задач во времени в Kaiten есть режим Timeline. Он позволяет задать время начала и время окончания для каждой задачи. Режим позволяет редактировать задачи не переходя на доски, назначать ответственных, менять колонки и дорожки.
На временной шкале видно сроки запланированного начала и завершения работы над задачами.
Проблема №5. Отсутствие видимого результата
Профессоры Франческа Джино и Брэдли Стаатс, изучающие вопрос приоритизации человеком задач, пришли к выводу, что наш мозг находится в поиске задач, которые он может решить, чтобы испытать удовольствие от самого факта их выполнения.
Видимый результат обычно говорит об эффективности работы сотрудника. У проекта всегда есть цель, к которой ведут задачи разной степени сложности. Мы стремимся их закрывать, однако склонны сосредотачиваться на мелких задачах ради того, чтобы перенести карточку в столбец «Готово» и почувствовать себя счастливым.
Ежедневная работа исключительно над небольшими задачами приводит к тому, что проект не двигается, и результата по нему нет.
Решение
Готовый проект — цель масштабная и монументальная. Но взять ее с первого раза не получится, необходимо делить всю работу на этапы и ставить промежуточные цели. Для этого и существуют спринты, направленные на получение конкретного результата на определенном промежутке времени.
Даже маленькие задачи помогают приблизить итоговую цель. Понимание этого и видимость промежуточного результата мотивирует исполнителей продолжать работу.
В Kaiten есть функция запуска спринта. Также можно указать цель самого спринта, чтобы команда могла видеть, к какому результату необходимо прийти к его завершению.
У спринта есть цель — Покупка товара в 2 клика. Остальные задачи в спринте способствуют достижению этой цели.Что важно запомнить
Так можно ли успевать выполнять все задачи и не сойти с ума? Да, но для этого необходимо правильно настроить рабочий процесс.
Подытожим:
- Опора на зафиксированный предыдущий опыт поможет четко понимать сроки выполнения задачи и правильно планировать работу.
- Приоритизация избавит от ощущения, что нужно сделать все задачи прямо сейчас, подсветит задания, на которые нужно в первую очередь бросить силы.
- WIP-лимиты помогут доводить задачи до конца, а не набирать все новые и новые незавершенные задания.
- Четкие и корректно поставленные дедлайны дисциплинируют и мотивируют планировать свое время так, чтобы закончить задачу в срок.
- Разбивка проекта на спринты с четкими целями укрепит внутри команды понимание, что работа движется вперед с каждой закрытой задачей.
При правильном применении этих методов, исполнителям будет проще планировать и организовывать свою работу над текущими задачами и над проектом в целом.
Управленец, немного понимающий в управлении.
Человек, немного понимающий в Жизни.
Фотограф... · 19 мая 2021
Вы знаете, ответ прост как ясный день, если не подразумевать, что я обязательно Вам расскажу по секрету и за денюжку малую страшную тайну, которую, естественно (ну а как иначе-то), знаю только я.
Да нет этого ничего!
Можете не верить никому и таким образом сделаете правильно!, ибо это только Ваше решение, Ваш собственный выбор.
У Вас, равно как и любого Человека, своя... Читать далее
Психолог. Трансформационный коуч. Бизнес-тренер. Автор книги "Релаксационный тренинг в... · 7 июн 2022 · taplink.cc/svlasov.ru
Тратить время на что-то другое в два раза меньше. Шутка.
1. Исключить все лишнее - не делать то, что не соответствует приоритетам.
2. Четко выделять ключевые задачи. Определять для них дедлайны и формат результата.
3. Блокировать задачи по признаку сходства.
4. Учитывать личные биоритмы. Соблюдать режим труда и отдыха.
5. Делегировать все не важное, не профильное и второ... Читать далее
Контакты, и запись на консультацию, в инициалах вверху. Мои новые публикации
Перейти на dzen.ru/my_me
3 эксперта согласны
Палец вверх и репост под ответом приветствуется. Это поможет сделать ответ доступным для тех, кто без вас его не... Читать дальше
Частнопрактикующий психолог-консультант, клинический психолог, кандидат юридических наук... · 7 июн 2022 · advdemidov.ru
Важно в первую очередь определиться с целями. Зачем успевать в два раза больше? Например, в терапии принятия и ответственности есть такой инструмент как цели SMART: Specific – ориентированная на конкретный результат; Measurable – измеримая; Achievable – достижимая; Relevant – значимая, Timely (Time bond) – ограниченная или обозначенная по времени. Планируя что-то с... Читать далее
1 эксперт согласен
Психолог. Трансформационный коуч. Бизнес-тренер. Автор книги "Релаксационный тренинг в... · 19 мая 2021 · taplink.cc/svlasov.ru
Сторонники классического тайм-менеджмента призывают жестко планировать каждый свой день и неукоснительно устранять все помехи. Их призыв часто звучит почти как в том, известном, мультфильме:
> "Лучше день потерять на планировании, зато потом за пять минут долететь на реализации"
Сторонники подхода минимизации призывают воспользоваться бритвой Оккама призывая к... Читать далее
Контакты, и запись на консультацию, в инициалах вверху. Мои новые публикацииПерейти на dzen.ru/my_me
Первый
ОтвечаетКузнецов Сергей
Основная проблема этого вопроса - это нехватка времени. Чтобы получить дополнительные часы, когда в сутках их всего 24, есть несколько лайфхаков. Во-первых, отказаться от прокрастинации. Зачастую не нужно бесцельно болтать с коллегами или пить чай полчаса вместо 10 минут. Во-вторых, можно избавиться от развлечений, например, отказаться от просмотра ТВ или сёрфинга в... Читать далееПервый
ОтвечаетЕвгения Горулева
Самое главное, чтобы успевать больше - это выстроить правильный и комфортный тайм-менеджмент конкретно под себя. Нагрузка, когда она распределена оптимально, не ощущается, Вы не психуете и не паникуета = успеваете в штатном режиме выполнять задачи на день. Также рекомендуем к прочтению замечательную книгу Кови "7 навыков высокоэффективных людей"
ИТ, менеджмент, оптимизация бизнес процессов, личная эффективность. Автор телеграм канала... · 13 нояб 2020
Первое, что бы я рекомендовал - подумать, что можно изменить, чтобы приоритет был не количество, а качество. Возможно поменять что-то в карьере, в отношении к жизни. Принцип Парето не зря же придумали - 20 % усилий дают 80 % результата.
Ну а если все же важно количество, тогда выбирайте для себя:
- в начале дня сделайте самое трудное и важное или неприятное дело.
-... Читать далее
Начать ставить перед собой в два раза меньшие задачи.
Ну и конечно же, оплатить этим людям курсы эмбэашечки. И тренинги экономии времени. И тренинги личностного роста. И тренинги по управлению тренингами...
отличный ответ!
Сначала спросите себя, каковы ваши цели. Что именно вы хотите успеть? Ответ может быть разным: от "уделять больше времени ребенку" до "выучить иностранный язык, чтобы потом поступить в институт в другой стране". Ответов может быть несколько - это и есть ваши задачи. Распределите их для себя по важности и по срочности: например, выучить иностранный язык нужно не к... Читать далее