Если вы имеете в виду песни и тому подобные сторонние композиции (в отличие от музыки, написанной специально для фильма), то дело обстоит так. Сперва нужно подготовить черновой монтаж картины, чтобы было ясно, что именно нужно озвучить.
Затем надо определить, какие фрагменты выиграют от песни в саундтреке. Обычно это продолжительные фрагменты без диалогов. Классический пример - тренировочный монтаж в спортивном кино.
Потом надо понять, в какой тональности нужна песня. Будет она, скажем, разогревать или успокаивать зрителей. Далее начинается отбор подходящих композиций. У режиссера и даже у сценариста уже могут быть идеи из их любимой музыки. В больших проектах может быть бюджет на музыкального супервайзера - эксперта с колоссальной наслушанностью, способного для любой сцены найти десятки разных записей самых разных групп, от популярнейших до никому не известных. Можно просто вспомнить подходящую запись, а можно, ориентируясь по стилям и жанрам, копать в нужном направлении, пока не найдешь требуемое.
Если режиссер решил, что песня подходит, то нужно выяснить, сколько стоят на нее права. Может быть, они так дороги, что купить их не удастся. А, может быть, эта песня не продается. Бывает, что продюсеры и режиссер, пользуясь личными связями, договариваются с знакомыми знаменитыми музыкантами, которые абы кому свои композиции не доверяют.
Конечно, в современном мире еще бывает всяческая "синергия". Мол, наша компания не только выпускает этот фильм, но и продюсирует того музыканта. Так что найдите у себя место для его сингла. И так далее. MTV, например, любит включать в свои сериалы музыку продвигаемых каналом музыкантов.
Кстати, музыкальные бюджеты бывают неслабыми. Фильм о роке 1970-х "Почти знаменит" стоил 60 миллионов долларов, а его музыкальный бюджет был 3,5 миллиона (на примерно 50 песен).
Бывает, что фильм придумывается с расчетом на саундтрек определенного типа, а потом концепция меняется. Когда сочинялась голливудская "Афера" (фильм о временах Великой Депрессии), сценарист считал, что фильм нужно озвучить блюзом. А потом для фильма выбрали рэгтайм - более игривую музыку, лучше подходящую к новому комедийному тону картины (сценарий был мрачнее итогового фильма).
А бывает, что режиссер-сценарист отбирает саундтрек еще на этапе сочинения сценария. Скажем, Тарантино пишет под музыку, и песни определяют ритм сцен. Потом сцены и песни уже неразделимы.